Comment obtenir son numéro de déclaration d'activité de formateur ?

Vous vous lancez comme formateur indépendant et on vous parle de numéro de déclaration d'activité, de DREETS, de bilan pédagogique et financier... Le jargon administratif peut décourager les plus motivés. Voici les explications claires, étape par étape.

C'est quoi le numéro de déclaration d'activité ?

Le numéro de déclaration d'activité (NDA) est un identifiant officiel attribué par l'État à tout organisme ou prestataire de formation professionnelle. Il prouve que vous êtes officiellement reconnu comme prestataire de formation.

Sans ce numéro, vous ne pouvez pas :

• Signer des conventions de formation officielles

• Accéder aux financements OPCO (prise en charge par les fonds de formation des entreprises)

• Être référencé comme prestataire de formation auprès des entreprises et collectivités

• Facturer la TVA en exonération sur vos prestations de formation si vous dépassez le seuil de franchise en base TVA.

C'est donc un document indispensable dès que vous souhaitez travailler avec des entreprises ou des structures qui mobilisent des fonds de formation.

Qui est concerné ?

Tout formateur indépendant qui dispense des actions de formation professionnelle au sens du Code du travail, quelle que soit sa forme juridique : micro-entreprise, SASU, EURL etc.

Si vous vendez uniquement des formations à des particuliers qui paient de leur poche dans le cadre d'une formation personnelle, sans mobilisation de fonds de formation, vous n'êtes pas concernés par la demande de NDA.

La condition préalable : la première prestation

Vous ne pouvez pas demander votre NDA avant d'avoir réalisé votre première prestation de formation. C'est la condition, même si, nous pouvons avoir l'impression que c'est un peu le chat qui se mord la queue lorsque nous constatons que sans NDA, il est plus difficile d'accéder à certains organismes de formation, qui exigent le NDA.

Cette première prestation doit être formalisée par :

• Une convention de formation signée avec votre client (obligatoire pour toute formation professionnelle)

• Ou un contrat de formation si vous formez un particulier

Pas de panique si vous n'avez pas encore de client, une prestation réalisée même à titre symbolique ou à tarif réduit suffit, du moment qu'elle est formalisée par les documents contractuels.

Les documents à préparer avant de faire la demande

Avant de vous connecter sur le portail, rassemblez ces documents :

Pour une micro-entreprise :

• Votre numéro SIRET

• L'avis de situation au répertoire SIRENE (disponible sur insee.fr)

• La convention ou le contrat de votre première formation signé

• Le programme détaillé de cette formation (objectifs, contenu, durée, méthodes pédagogiques, modalités d'évaluation)

• Les CV ou titres justifiant de vos compétences pour dispenser cette formation

• La liste de formateurs

• L'extrait de casier judiciaire

Pour une société (SASU, EURL...) :

• Les mêmes documents que ci-dessus

• Les statuts de la société

• Un extrait Kbis de moins de 3 mois

La démarche étape par étape

Étape 1 : Connectez-vous sur le portail Mon Activité Formation

Rendez-vous sur monactiviteformation.fr. C'est le portail officiel géré par la DREETS pour toutes les démarches liées à l'activité de formation professionnelle.

Étape 2 : Créez votre compte

Si c'est votre première fois, créez un compte avec votre adresse email professionnelle. Gardez précieusement vos identifiants. Vous en aurez besoin chaque année pour le bilan pédagogique et financier.

Étape 3 : Remplissez le formulaire de déclaration

Le formulaire vous demande :

• Vos informations personnelles et professionnelles

• Les informations sur votre structure (SIRET, forme juridique, adresse)

• Le type d'actions de formation que vous dispensez

• Les informations sur votre première prestation (date, client, programme, durée, nombre de stagiaires)

• Joignez l'ensemble des justificatifs demandés

  
  

Soyez précis dans la description de votre programme de formation, c'est ce que la DREETS examine en priorité.

Étape 4 : Joignez les pièces justificatives

Uploadez tous les documents préparés à l'étape précédente. Les fichiers doivent être en PDF, de bonne qualité et lisibles.

Étape 5 : Validez et attendez

Une fois le dossier soumis, la DREETS dispose de 30 jours pour traiter votre demande. En pratique, le délai est souvent plus court. Vous recevrez votre NDA par email ou courrier.

Que faire en attendant le NDA ?

Bonne nouvelle : vous pouvez continuer à former pendant le traitement de votre dossier. La demande de NDA dans les 3 mois suivant la première prestation est une obligation, pas une condition préalable à l'exercice.

En revanche, mentionnez sur vos documents commerciaux "déclaration d'activité en cours" tant que vous n'avez pas reçu votre numéro. La DREETS traite les demandes dans un délai de 2 mois.

Une fois le NDA obtenu : vos obligations

Obtenir le NDA c'est bien. Respecter les obligations qui vont avec, c'est mieux.

Le règlement intérieur Tout organisme de formation doit disposer d'un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Même en tant que formateur indépendant, vous devez en avoir un et le remettre à chaque stagiaire avant le début de la formation.

Les documents obligatoires pour chaque formation

• La convention de formation (ou contrat de formation pour les particuliers)

• Le programme de formation

• La feuille de présence signée à chaque demi-journée

• L'attestation de fin de formation remise au stagiaire

• Le questionnaire d'évaluation de la satisfaction

Le bilan pédagogique et financier (BPF)

Chaque année, vous devez déclarer votre activité de l'année précédente sur monactiviteformation.fr. Nombre de stagiaires, heures de formation dispensées, chiffre d'affaires formation... C'est obligatoire même si votre activité est faible. En cas de non-dépôt, votre NDA peut être suspendu.

Et Qualiopi dans tout ça ?

Le NDA et Qualiopi sont deux choses distinctes que certains formateurs confondent.

Le NDA est obligatoire pour tout prestataire de formation. C'est le minimum légal.

Qualiopi est une certification qualité obligatoire uniquement si vous souhaitez que vos formations soient financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi...). Elle s'obtient via un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité.

Pour démarrer comme formateur indépendant, le NDA suffit. Qualiopi vient dans un second temps, quand votre activité est suffisamment structurée pour justifier l'investissement de la certification (entre 1500€ et 3000€ selon l'organisme certificateur).

Ce qu'il faut retenir

Obtenir son numéro de déclaration d'activité, ce n'est pas compliqué; c'est surtout une question d'organisation et de timing. Réalisez votre première prestation, formalisez-la avec une convention signée, et déposez votre dossier sur monactiviteformation.fr dans les 3 mois.

Une fois cette étape franchie, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : former.

Vous vous lancez comme formateur indépendant et vous voulez structurer votre activité dès le départ ? Découvrez notre formation de formateur pour passer du savoir-faire au savoir-transmette . Une formation qui couvre notamment toutes les obligations administratives et réglementaires du formateur indépendant.

Publié par Stacy — Ingénieure pédagogique numérique, fondatrice de SDVDS Formation